Ammalati di smartworking? No, con le regole giuste

Dal decalogo che Roche ha diffuso tra i propri dipendenti durante il lockdown una lezione anche per il futuro. Perché il mondo del lavoro non sarà più come prima

Redazione Web
Ammalati di smartworking? No, con le regole giuste

Ha ceduto gratuitamente il farmaco per l'artrite reumatoide e il proprio servizio di telemedicina per i pazienti con diabete, ha donato un milione di euro in dispositivi di protezione per i medici di medicina generale e attrezzature per le terapie intensive, ha avviato un'operazione di volontariato di competenza, con 250 dipendenti che si sono messi a disposizione del Ministero della Salute per rispondere al numero verde. Ma Roche non ha fatto solo questo: ha anche messo nero su bianco su come lo smartworking si può fare senza stravolgere la propria vita e la propria salute. Una lezione che servirà anche a lockdown terminato. Ecco il documento di Roche.

SMART WORKING NON È TELECONFERENCING

NON-A-LOGO

9 regole da darci tutti insieme per lavorare meglio

 

Siamo spinti a confrontarci con una situazione che non abbiamo mai affrontato prima.

Lo smart working ha rappresentato e rappresenta uno strumento essenziale per continuare a servire i nostri pazienti, a interagire tra di noi, a coordinarci, a co-creare soluzioni di valore e, non da ultimo, a garantire l’equilibrio della nostra vita privata e familiare, in particolare in un momento di stanzialità obbligata.

 

Dopo alcune settimane di smart working si stanno consolidando pratiche, metodologie, abitudini e apprendimenti. Stiamo conoscendo e valorizzando le potenzialità di uno strumento che, se ben utilizzato, costituisce una forma di riorganizzazione del lavoro in chiave sempre più contemporanea.

Per farlo in maniera veramente innovativa e responsabile, dobbiamo però partire da alcune premesse di fondo.

L’efficacia di qualsiasi forma di comunicazione dipende da: mittente della comunicazione, contenuto, mezzo e destinatario. Il mezzo, ossia il veicolo attraverso il quale la comunicazione fluisce, è un elemento determinante a garantire l’efficacia dello scambio. Interagire face to face non è la stessa cosa che interagire in remoto. Dunque non possiamo sostituire tout court il nostro modo di comunicare di persona con la comunicazione digitale, né nei tempi, né nei modi.

Qualsiasi forma di comunicazione contiene elementi di verbale e non verbale. Entrambi qualificano la comunicazione e ne determinano il significato. La perdita di elementi non verbali nella comunicazione a distanza ha un impatto rilevante sull’efficacia dello scambio. Quando interagiamo a distanza dobbiamo essere consapevoli che stiamo perdendo elementi rilevantissimi della comunicazione e dobbiamo cercare di compensare questa perdita, attuando maggiori accortezze nella pianificazione, progettazione, gestione e conduzione della relazione in remoto.

I livelli di attenzione e di tollerabilità non sono indifferenti alla modalità di fruizione della comunicazione. In altri termini: la durata della comunicazione a distanza non può essere per definizione la stessa di quella di persona.

La realizzazione delle decisioni e azioni definite insieme richiede un tempo di lavoro individuale che non può essere cannibalizzato da meeting in successione e spesso addirittura contemporanei/confliggenti.

Ultimo ma non ultimo: il diritto al ristoro e alla disconnessione non possono essere violati. Lavoro flessibile non vuol dire lavoro sregolato.

 

Proprio in questa ottica, abbiamo pensato di raccogliere alcuni suggerimenti e fornire linee guida per offrire un supporto concreto utile a impostare il quotidiano lavoro da remoto. Abbiamo deciso di farlo con un linguaggio lieve nella forma, ma non nei contenuti.

 

****

 

LA VITA AL DI FUORI DELLO SMART WORKING

La giornata lavorativa deve sicuramente iniziare, ma deve anche finire.

Non si lavora dall’alba al tramonto o, ancora peggio, dal tramonto all’alba.

Quando siamo con i nostri cari, quando puliamo casa, quando facciamo sport, quando facciamo la spesa non siamo obbligati a rispondere al telefono.

Esisteva una volta una chiara divisione tra il tempo del lavoro e quello per la vita: continuiamo a difenderla, evitando di organizzare virtual meeting o conference call prima delle 9.00 e dopo le 17.30.

 

 

NON SI PUÒ PENSARE BENE SE NON SI È MANGIATO BENE

Quando la casa è l’ufficio, anche l’ufficio è la propria casa, per questo è determinante stabilire dei confini. Mangiare fa parte della giornata lavorativa, quindi organizziamo la nostra giornata prendendoci tutto il tempo necessario per preparare e gustare in tranquillità il pranzo. Non organizziamo virtual meeting o conference call dalle 13.00 alle 14.00.  

L’IMPORTANZA DELLE PAUSE

Quando eravamo in ufficio o dai clienti, ci concedevamo il tempo per un caffè, scambiavamo una battuta con un collega, leggevamo i titoli dei quotidiani. Possiamo e dobbiamo continuare a farlo anche a casa. Prendiamoci una pausa di 15 minuti ogni 2 ore di lavoro e allontaniamoci per un attimo dallo spazio dove lavoriamo. Camminare aiuta a liberare la mente e far tornare alto il livello di attenzione.

 

POCHI MA BUONI

Alcuni segnali inducono a pensare che il distanziamento obbligato ci abbia fatto sentire ancora più forte la necessità di trovare forme per avvicinarci. Abbiamo inevitabilmente dovuto trovare forme di coordinamento che in ufficio gestivamo in modo anche informale, prendendo insieme un caffè o incontrandoci nei corridoi. I meeting sono aumentati esponenzialmente. Dobbiamo limitarli se non vogliamo congestionare il sistema. Riflettiamo attentamente sulla natura del meeting e riflettiamo lo scopo nelle modalità di gestirlo. Se il meeting è solo informativo chiediamoci se sia necessario allineare tutti e se non esista una forma diversa per farlo. Se il meeting è decisionale/ideativo utilizziamo le tecniche dell’agile in mondo ancora più rigoroso. Insomma, prima di organizzare un meeting, riflettiamo sulla sua necessità, partecipazione e modalità. In un momento come quello attuale, dobbiamo sì superare le inevitabili distanze che si sono venute a creare fra di noi, ma senza invadere la vita privata degli altri.

 

LE CONFERENCE CALL NON SONO MARATONE

Conference call e virtual meeting rappresentano un ottimo (in questo momento, forse l’unico) strumento per comunicare. Attenzione, però, a non trasformarle in prove di resistenza. Qualora dovessero superare l’ora di durata, proviamo a “spezzarle” con una o più pause. Non organizziamo conference call o virtual meeting di durata superiore alle 2 ore. Brevi intervalli potrebbero aiutare a seguire meglio le discussioni e a mantenere alto il livello di attenzione.

 

MA DOBBIAMO PARTECIPARE SEMPRE TUTTI?

Non dimentichiamo mai la “two-pizza rule”: ogni team dovrebbe essere abbastanza piccolo per potersi sfamare con un paio di pizze. Evitiamo, quindi, di organizzare conference call o virtual meeting con troppi partecipanti. Il rischio di scarsa attenzione e poco coinvolgimento è un elemento da tenere in forte considerazione. Selezioniamo con criterio gli invitati così da non impegnare inutilmente il tempo dei colleghi. Quando si è in pochi si perde meno tempo ed è più facile tirare delle conclusioni.

 

NON ACCENDERE IL COMPUTER E LO SMARTPHONE SENZA MOTIVO

Siamo dei giornalisti? No. Siamo degli Influencer? No. Lavoriamo con il computer e con lo smartphone? Sì. Questo non vuol dire, però, che dobbiamo rimanere connessi 24/24, fine settimana e festività inclusi. A meno di eventi eccezionali, rimaniamo off-line la sera e nel week end.

 

GLI STRUMENTI DI LAVORO NON SONO FATTI PER ESSERE USATI TUTTI INSIEME (E CONTEMPORANEAMENTE)

Se mentre siamo in conference call o in un virtual meeting, squilla il telefono, arriva una email, lampeggia un messaggio WhatsApp o spunta una notifica sui Social, sentiamoci liberi di ignorarli mantenendo la concentrazione su quello che stiamo già facendo! 2 mani, 2 orecchie e 2 occhi non servono per utilizzare tutti insieme e contemporaneamente gli strumenti tecnologici in nostro possesso!

 

IL CALENDAR CONDIVISO DEVE SERVIRE A QUALCOSA

Quando la nostra agenda è diventata visibile agli altri, abbiamo pensato che fosse una fantastica forma di coordinamento: verifico se e quando sei occupato o no e poi ti invito. Poi abbiamo smesso di verificare se gli altri sono occupati oppure, peggio, abbiamo iniziato a occupare ogni slot possibile del tempo altrui. Questo ha congestionato le agende di tutti. Dobbiamo fare meno meeting (vedi punto 4.), possibilmente verificare la disponibilità delle persone che invitiamo e non mandare inviti in successione. Lasciamo sempre un quarto d’ora di tempo alla persona che invitiamo dalla fine del suo ultimo meeting.

 

Abbiamo chiamato questo documento “Nonalogo” per vari motivi: per non rischiare il tono didascalico dei tanti decaloghi in circolazione e soprattutto perché se leggiamo la parola in modo diverso “NON-A LOGO” (mai senza parlare davvero) rappresenta il nostro impegno comune a continuare ad avere con le persone un dialogo significativo.

Infine, una ovvia conclusione: 

Nessuna regola  è così generale da ricomprendere tutta la realtà e da non ammettere alcuna eccezione. Nessuna regola può sostituirsi del tutto all’intelligenza, sensibilità e responsabilità individuale. Come diceva saggiamente Dylan Dog “Dove abita lo strappo alla regola? In via del tutto eccezionale”!


 

Lascia il tuo commento

Condividi le tue opinioni su Economy

Caratteri rimanenti: 400