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Dal digitale alla carta... andata e ritorno

Criptate, a norma Gdpr e sicure grazie a card Nfc personali: le soluzioni professionali Brother per banche e assicurazioni consentono di gestire tutti i flussi documentali sia in filiale, sia in smart working

Alessandro Faldoni
Dal digitale alla carta... andata e ritorno

Per banche e assicurazioni il document management è un aspetto chiave e delicato del business. Le soluzioni professionali Brother per banche e assicurazioni consentono di gestire tutti i flussi documentali in filiale, dalla stampa fino all’archiviazione digitale: un ampio ventaglio di prodotti e servizi per svolgere al meglio ogni processo di gestione documentale, dai grandi progetti alle piccole esigenze quotidiane. Le soluzioni Brother per banche e assicurazioni garantiscono diversi vantaggi: più sicurezza, affidabilità, facile e completa integrazione con i sistemi già esistenti, personalizzazione e rispetto delle nuove norme sanitarie. 

La sicurezza è uno degli aspetti chiave quando si parla del mondo Finance, e per questo motivo i dispositivi di stampa e scansione devono essere a norma di GDPR, in particolar modo per prevenire il rischio di esfiltrazione di dati riservati che riguarda la totalità dei documenti gestiti in questo mercato. Questo è possibile grazie al lettore integrato nelle stampanti e negli scanner Brother: i dati e i documenti in stampa e scansione sono protetti da codici criptati e chiavi di accesso NFC.  Grazie all’autenticazione tramite card NFC presente nelle stampanti di fascia alta Brother, la stampa viene infatti attivata solo quando l’utente appoggia la card sul pannello del dispositivo. Questa funzionalità di sicurezza costituisce una parte significativa per un concetto più ampio di sicurezza IT e, allo stesso tempo, è una soluzione efficace per progettare processi di stampa in conformità con il regolamento GDPR sulla protezione dei dati personali. Questa gestione del processo di stampa è semplice e sicura. Infatti, non è necessario ricordare un PIN o una password, ma basta avvicinarsi alla stampante con una card. È anche possibile creare specifici profili utente che danno accesso ad alcune o a tutte le funzioni della stampante. Utilizzando una card NFC per ritirare i documenti in stampa si evita anche di perdere tempo per inserire la propria password, spesso composta da numeri, lettere minuscole, maiuscole e caratteri speciali, su un’interfaccia utente e di commette errori di digitazione. Anche gli amministratori IT ne traggono vantaggio. Il loro compito è spesso quello di cambiare le password o sbloccare gli account. Viene eliminato il rischio che un utente venga spiato quando inserisce la password e le card NFC sono molto meno pericolose perché non vengono scambiate tra i dipendenti e difficilmente possono essere duplicate o hackerate. Gli amministratori IT possono aggiungere o rimuovere in pochi e semplici passaggi fino ad un massimo di 200 utenti. Ogni utente può essere registrato con il suo profilo distinto ed è possibile abilitare degli accessi individuali che consentono di utilizzare alcune o a tutte le funzioni della stampante. È inoltre possibile impostare un tempo limite massimo entro cui i documenti devono essere stampati e ritirati. 

La sicurezza è uno degli aspetti chiave nel mondo finance: Brother utilizza chiavi di criptatura e accessi temporizzati individuali

La durata del salvataggio dei dati nella stampante è impostata in base alle tue necessità. Se i dati rimangono più a lungo del tempo impostato, sono automaticamente cancellati per garantirti massima sicurezza. Inoltre, grazie alla soluzione software Secure Print+ il processo di stampa inizia solo quando il dipendente autorizzato è davanti al dispositivo e si è autenticato. Questo assicura che nessun altro possa ritirare i documenti stampati proteggendo i dati sensibili. Oltre a garantire la massima sicurezza, le soluzioni professionali Brother permettono anche di personalizzare le periferiche per ogni esigenza IT, per ottenere il massimo delle prestazioni. Grazie alle Light Solutions Brother, le periferiche possono infatti essere personalizzate con soluzioni software che potenziano le prestazioni delle stampanti. Con Custom UI è possibile creare un’interfaccia dedicata per ogni processo. Grazie a Request Help è possibile ricevere assistenza direttamente dal dispositivo Brother in 3 semplici passaggi. Remote Panel è invece un sistema di diagnosi e risoluzione di problemi della stampante da remoto. I dispositivi di stampa e scansione Brother garantiscono inoltre una facile e completa integrazione nei sistemi esistenti oltre ad una elevata flessibilità. Sicurezza, personalizzazione e massima integrazione non sono però gli unici aspetti da considerare. Ora che l’allentamento delle restrizioni lo permette, molti professionisti sono rientrati in ufficio dopo diverso tempo. Per ripartire a pieno regime è però necessario modificare la cultura organizzativa a cui siamo stati abituati fino a pochi mesi fa. 

La vita all’interno di uffici, istituti bancari e assicurativi, sarà infatti composta da nuove abitudini, procedure e accorgimenti pensati per tutelare la salute degli impiegati, minimizzando la probabilità di altri contagi. In questa fase il mondo del document management gioca un ruolo importante, perché vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali. Una di queste strategie è rappresentata dal balanced deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe, e soprattutto si evitano le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi da un unico dispositivo centrale e viceversa.

 A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Le stampanti in formato A4 proposte da Brother per far fronte alle nuove esigenze di stampa mettono insieme velocità, economicità e sicurezza. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici. La risposta ideale per queste nuove esigenze di stampa in un nuovo sistema lavorativo mutato dall’inizio dell’emergenza sanitaria. Le soluzioni pensate da Brother per il mondo Finance si rivolgono però anche a chi lavora in Smart Working. I dipendenti che lavorano da casa hanno bisogno di soluzioni che mantengano inalterata la produttività, con supporto da remoto e dispositivi dalle dimensioni compatte. Con i dispositivi Brother è possibile creare un home office con assistenza tecnica, gestione dei consumabili e un servizio di stampa gestita a consumo per un’offerta completa che si adatta alle singole esigenze, per svolgere tutte le operazioni di stampa e scansione grazie alla soluzione Brother Pagine+. Per ogni esigenza di stampa, Brother ha una soluzione pensata su misura per te.

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